Assistant(e) de la Division Respiratoire- (H/F) in Bois-Colombes, France

Assistant(e) de la Division Respiratoire- (H/F)

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Date: 15 nov. 2024

Lieu: Bois-Colombes,Paris, FR

Entreprise: Chiesi Group

Contexte et raison être

Dans le cadre de l’évolution de l’organisation de notre Business Unit, nous recherchons un(e) assistant(e). Il/elle assurera le bon fonctionnement et l’efficacité opérationnelle de la division AIR en gérant les aspects administratifs, opérationnels et logistique.

L’assistant(e) contribuera à optimiser la gestion du temps de l’équipe et à renforcer la qualité des interactions interne et externe. Il/Elle soutiendra les équipes dans la gestion quotidienne leurs activités et aura un rôle de facilitateur pour la division et avec les autres départements.

Principales responsabilités

1/ Assister les activités de la DIVISION AIR sur les missions suivantes

• Logistique des réunions de la division (avec les parties prenantes internes et externes)

• Coordination et/ou organisation avec le Corporate des différentes manifestations dans lesquelles la division est impliquée

• Gestion des déplacements : organiser les déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements)

• Gestion d’agendas mouvants : Planifier et coordonner les rendez-vous, en optimisant leur temps et les priorités (gestion des agendas pour le CBU’AIR)

• Accueil et communication : accueil des visiteurs et interlocuteurs externes et agir comme premier point de contact pour toute demande adressée à la direction de la division

• Contribution à l’intégration des nouveaux arrivants

• Suivi des dossiers : coordonner le suivi de dossiers et de projets spécifiques, en lien avec les équipes concernées, et s’assurer du respect des échéances

• Coordination avec responsable budgétaire de la division pour le suivi des paiements.

• Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles et assurer la confidentialité dans le traitement des données.

2/ Assister les activités du POLE MARKETING sur les missions suivantes :

• Point de contact terrain

○ Être le point de contact pour les équipes terrain, répondre aux demandes et/ou rediriger vers l’équipe marketing si nécessaire

• Référent dotation

○ Gestion des différentes dotations en collaboration avec les équipes marketing

○ Référent de l’application dotation et du catalogue de commande

○ Suivi de l’état des stocks promotionnels

• Gestion logistique et administrative

○ Organisation et gestion des aspects logistiques liés aux projets marketing

○ Organisation et gestion des aspect administratifs liés aux projets marketing

3/ Assister les activités du POLE VENTES sur les missions suivantes :

• Coordination, gestion administrative et organisationnelle pour le pôle Ventes et avec l’équipe des Directeurs Régionaux

• Coordination pour l’organisation des réunions terrain (lieu de réunion, gestion des participants et des déplacements)

• Relai des remontées pour les DRs et équipes terrain

4/ Assister les activités du POLE PROJETS ET COMPETENCES

• Relai des documents à mettre dans Hermes pour la partie projet (process de validation)

5/ Assister les activités du POLE EXCELLENCE OPERATIONNELLE

• Coordination réseau prestataire : Collecte et archivage des documents de revue de contrat et qualité

• Support du comité éditorial dans la mise en œuvre des journées CX

Nous sommes votre entreprise idéale si vous recherchez…

• Une entreprise internationale innovante et en croissance régulière

• Une entreprise soucieuse de l’environnement et engagée :

• Nous sommes devenu en 2021 une Société à Mission, signe de notre engagement économique, environnemental et sociétal

• Nous avons été le plus grand groupe pharmaceutique mondial à être certifié B-Corporation depuis juin 2019

• Nous sensibilisons en permanence nos collaborateurs afin d’agir de manière responsable au quotidien

• Des locaux modernes et un environnement de travail respectueux de toutes et tous

• Une entreprise qui ne cesse d’évoluer en prenant en compte les retours de collaborateurs et en laissant place à des initiatives créatives et innovantes

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si…

Vous êtes titulaire d’un diplôme ou expérience significative en gestion administrative ou coordination opérationnelle.

Compétences générales :

Organisation, rigueur et autonomie.

Communication fluide et sens du relationnel.

Capacité d’adaptation, polyvalence et discrétion.

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Anglais professionnel.

Connaissance des processus administratifs et logistiques.

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