Directeur/trice adjoint.e – administration

Job title:

Directeur/trice adjoint.e – administration

Company:

Agence Universitaire de la Francophonie

Job description

I – PRÉSENTATIONSous l’autorité de la secrétaire générale de l’association de droit belge AISBL « Agence Universitaire de la Francophonie – Union Européenne (AUF-UE) », le/la directeur.trice régional.e adjoint.e – administration est responsable de l’ensemble des domaines de la gestion administrative de l’AUF-UE. Il/elle participe à l’organisation et au suivi des activités dans le cadre de la programmation des activités de l’AUF-UE, en lien avec la secrétaire générale de l’AUF-UE. Ayant une bonne connaissance de la stratégie de l’AUF et des partenaires, il/elle peut être appelé.e à suppléer ou à assurer l’intérim de la secrétaire générale de l’AUF-UE, par délégation, en fonction des besoins.II- PRINCIPALES RESPONSABILITÉSFinances

• Coordonner la production des propositions budgétaires (actions, fonctionnement et masse salariale)
• Superviser l’exécution du suivi budgétaire pour l’AUF-UE
• Gérer efficacement les ressources attribuées à l‘AUF-UE
• Veiller à l’application des règles et procédures financières internes
• Superviser les opérations administratives, financières et comptables de l’AUF-UE
• Participer à l’élaboration et au suivi financier des conventions de subvention
• Superviser la gestion administrative, financière et comptable des projets sur financement externe développés dans le cadre de l’AUF-UE (Erasmus+, Horizon Europe, FTP, TED…)

Ressources humaines

• Animer et coordonner les activités des personnels
• Appliquer les politiques et procédures en ressources humaines (évaluations annuelles, revalorisation des salaires, etc.)
• Participer à la planification et au développement des compétences (plan de formation)
• Assurer la gestion courante des personnels en conformité avec les règles internes et les législations locales (gestion de la paie, des congés, du temps de travail…)
• Assurer la gestion et le suivi des recrutements
• Participer à l’élaboration de l’organigramme fonctionnel et la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe
• Veiller au bien-être des employés au travail (sécurité, protection de la santé, ergonomie, aspects psychosociaux, hygiène, embellissement des lieux de travail…)
• Assurer le suivi de la masse salariale
• Agir comme représentant.e de la direction auprès des personnels

Administration générale et informatique

• Veiller à l’élaboration et à l’application des règles et procédures administratives internes et des processus organisationnels
• Gérer l’organisation et le fonctionnement de l’AUF-UE (approvisionnement, maintenance, sécurité, inventaires…)
• Superviser la gestion des ressources informatiques AUF-UE (infrastructures techniques, systèmes d’information) en lien avec le responsable numérique
• Superviser l’organisation et le suivi des missions
• Organiser des réunions d’équipe
• Superviser la gestion journalière de l’AUF-UE
• Participer à la mise en place du RGPD au sein de l’AUF-UE

Institutionnel et communication

• Assurer le suivi de la vie associative et la gestion des adhésions, démissions, cotisations des établissements de la région et de la mise à jour des informations les concernant
• Veiller à la diffusion et à l’application des politiques de l’AUF-UE
• Participer à l’élaboration et au suivi des conventions de partenariats
• Représenter l’AUF-UE par délégation de la secrétaire générale de l’AUF-UE, auprès des établissements membres, des autorités politiques et administratives et des partenaires
• Superviser la stratégie de communication interne et externe

III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation

• Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master en administration, finances, ressources humaines ou tout autre domaine pertinent)

Expérience

• Expérience professionnelle d’au moins cinq (5) ans dans un poste de gestion incluant l’encadrement d’équipes
• Expérience en gestion de projets de coopération internationale, notamment des projets européens
• Expérience au sein des institutions de l’Union européenne souhaitée

Compétences

• Connaissance du cadre législatif belge et du fonctionnement d’une entreprise et d’une AISBL de droit belge
• Compréhension des questions internationales et capacité à travailler dans un contexte international
• Connaissance de l’environnement régional (politique, économique, social, éducatif, culturel)
• Maîtrise des principaux outils bureautiques
• Maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral pour assurer la correspondance avec les institutions européennes
• Capacité à animer et mobiliser des équipes dans un contexte multiculturel et à distance
• Attitude orientée solutions et résolution de problèmes, résistance au stress
• Grande capacité d’adaptation, rigueur, autonomie, initiative et disponibilité
• Sens de l’écoute et capacité à gérer les conflits
• Sens de l’organisation, des priorités et de la planification stratégique

IV – CONDITIONS

• Lieu d’affectation : Bruxelles, Belgique
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement
• Statut du poste : Local ou expatrié, possibilité d’accueil de fonctionnaire en détachement
• Date de l’entrée en poste : Mars 2025

N.B. : Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent détenir un permis de travail valide.

Expected salary

Location

Bruxelles

Job date

Fri, 13 Dec 2024 05:19:58 GMT

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