Responsable Gestion Documentaire et Archivage Société F/H

Job Description

• Proposer, animer et coordonner la mise en œuvre de la politique de la Société en matière de gestion documentaire & d’archivage en cohérence avec la politique GDA Safran

o Décliner les objectifs GDA Safran au niveau Société.

o S’assurer du respect des différentes obligations légales et réglementaires en matière de GDA.

o Elaborer et tenir à jour les procédures opérationnelles.

o Concevoir les plans d’actions GDA, les déployer, en suivre la réalisation et les mettre à jour.

o Participer à l’analyse de risques du processus « Gérer et archiver les documents », et conduire le plan d’actions.

o Définir et mettre en application le plan de communication.

o Organiser et/ou accompagner toutes actions d’information, de sensibilisation et de formation en relation avec la GDA auprès du personnel concerné.

o Assurer un support et une activité de conseil et d’expertise auprès des processus métiers.

o Participer au réseau animé par la Fonction GDA Safran.

o Collaborer avec un réseau interne de partenaires (DSI, Risk Manager, Sûreté, Juridique, Qualité, etc.).

o Conduire la démarche de progrès de la GDA.

• Piloter la Fonction Gestion documentaire et Archivage

o Mettre en place une organisation et animer un réseau GDA.

o Collecter et consolider les indicateurs GDA.

o Piloter les prestations externalisées pendant tout le cycle de sélection et de réalisation.

• Œuvrer à la mise à disposition des outils nécessaires à l’application des exigences de GDA

o Elaborer avec les processus métiers le Référentiel GDA Société.

o En cohérence avec les objectifs définis mener en partenariat avec la Direction des Systèmes d’Information Société, les projets informatiques nécessaires à l’application du processus « Gérer et archiver les documents », et/ou déployer Safran Archiving Services.

o Participer à tout projet nécessitant de prendre en compte des obligations externes (lois, réglementation, contrat) et des besoins internes de GDA ; en particulier apporter un premier niveau de support sur la signature électronique.

o Participer aux projets de digitalisation de sa Société afin de mettre en œuvre les connecteurs avec Safran Archiving Services et vérifier la conformité des outils de signature électronique.

• Contrôler le fonctionnement de la GDA conformément aux procédures en vigueur

o Contrôler les sous processus de GDA : versements d’archives, Conservation, archives, Mise à disposition, destruction.

o Réaliser des évaluations régulières du processus « Gérer et archiver les documents ».

• Assurer la gestion des archives patrimoniales.

Job Requirements

Connaissances :

• des outils informatiques de gestion électronique de documents, de système d’archivage électronique, d’outils collaboratifs ;
• des outils bureautiques.

Maîtrise :

• de l’archivistique
• des cadres législatifs, réglementaires et normatifs applicables au processus « Gérer et archiver les documents ».

Compétences transverses :

• organisation,
• communication,
• capacité d’analyse et de diagnostic.

Savoir-être :

• méthode, rigueur, autonomie, réserve
• capacité à convaincre,
• réactivité et proactivité,
• bon relationnel,
• capacité à travailler en équipe.

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