Tender & Contract Specialist France in Illkirch, France

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Job Description

Résumé du poste :

Le spécialiste des appels d’offres est responsable de l’élaboration de propositions commerciales et assure la coordination et l’exécution des activités liées aux appels d’offres et à la mise en place des contrats avec des entités publiques et privées, conformément à la législation et aux procédures de l’entreprise.

Responsabilités du poste :

• Être responsable de la gestion des réponses aux appels d’offres, aux demandes de proposition (RFP) ou aux demandes d’information (RFI).

• Préparer de tous les documents d’appel d’offres pertinents en vérifiant toutes les exigences administratives et techniques et assurer une réponse écrite qualitative et formelle à l’appel d’offres.

• Assurer le suivi, le téléchargement et le chargement de la documentation en utilisant les portails spécifiques aux clients.

• Agir en tant que coordinateur et contrôleur de projet pour s’assurer que les dossiers de soumission soient collectés, préparés, complets et prêts à être soumis.

• Coordonner les activités entre toutes les fonctions internes et les ventes pendant toute la durée du processus d’appel d’offres.

• Créer et exécuter un plan de projet à partager avec toutes les parties prenantes de l’appel d’offres afin de rassembler la documentation nécessaire pour participer aux appels d’offres.

• Maintenir la communication ouverte entre tous les membres de l’équipe par conférence téléphonique, courriers électroniques, et/ou groupes Teams et informer tous les membres de l’équipe des réunions et des échéances.

• Effectuer la première revue de chaque demande d’information et fournir les réponses aux questionnaires en effectuant des recherches dans les librairies/bibliothèques/bases de données internes.

• Maintenir une base de données / bibliothèque des réponses aux questions des appels d’offres / demandes de propositions.

• Rechercher et partager les informations des propositions faites antérieurement en utilisant les archives.

• Gérer l’archivage électronique des documents conformément aux critères établis.

• Contribuer à l’amélioration des taux de réussite

• Fournir aux fonctions internes et au client tous les documents pertinents résultant de l’attribution de l’appel d’offres afin de garantir les commandes et la mise en place des contrats résultants des appels d’offres

• Assurer le suivi des opportunités et des appels d’offres en cours

• Soutenir les ventes dans les activités de renouvellement

Qualifications minimales :

• Expérience dans le domaine du service client et/ou de l’administration des appels d’offres/appels à propositions et des contrats.

• Expérience de travail dans un environnement inter-fonctionnel.

• Bien structuré et avec une direction, travaille pour atteindre les objectifs et obtenir des résultats.

• Excellent sens de l’organisation

• Expérience de la coordination d’activités impliquant différentes fonctions

• Excellentes compétences informatiques, notamment en Excel et toute manipulation de données et utilisation de plateformes Web.

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles. Capacité à travailler en équipe.

• Anglais souhaité

• Voyages – ne devant pas dépasser 10 %.

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