Assistant.e de direction bilingue

Finalité du poste

Rattaché.e au Directeur Général, votre mission sera de :

• Assurer l’administration et le secrétariat du Directeur Général et d’autres directeurs/directrices (DRH, DAF et Manufacturing)
• Coordonner et organiser les flux d’informations, logistiques pour les départements de son périmètre : gestion des commandes, facturation, notes de frais, support à l’élaboration de procédures et instructions

Détails des missions

Vos missions principales consisteront à :

• Organiser la logistique des réunions / évènements / séminaires / visites
• Organiser les missions extérieures et les voyages des directeurs/directrices
• Accueillir les visiteurs dans le cadre de l’organisation d’événements significatifs
• Être le point de contact vis-à-vis des services internes / externes (appels téléphoniques, courriers, prise en charge, émission et suivi des demandes de tout ordre…).
• Assurer la diffusion d’informations
• Aider à la préparation et/ou à la consolidation des informations sur les supports de présentation (recueil d’informations, préanalyse, voire production complète de présentations…)
• Gérer la documentation des départements
• Suivre le processus de signatures
• Mettre en forme des documents relatifs à l’activité du service dans le respect des règles en vigueur (procédures, rapports, instructions permanentes, compte rendus, mémo…)
• Mettre à jour, diffuser et classer des procédures, des instructions permanentes selon le système Qualité 
• Tenir à jour les informations sur la plateforme intranet
• Collecter, établir et mettre à jour les indicateurs clés
• Assurer la mise à jour de tableaux de bord

Et d’autres missions pourront être confiées en fonction de l’activités des Départements

A propos de vous

Titulaire d’u diplôme de niveau Bac+2 à dominante gestion administrative/ secrétariat de direction

5 ans d’expérience sur fonction similaire

Connaissances techniques : gestion et suivi de dossier administratif, gestion documentaire, organisation événementielle, gestion de projets

Connaissances informatiques : Maîtrise du pack office (Word, Excel, Power Point, Acrobat reader…) + ERP, Outil Gestion Documentaire

Connaissances linguistiques : Anglais courant, Portugais apprécié 

Savoir être : excellent relationnel, confidentialité, discrétion, rigueur, disponibilité, capacité d’adaptation savoir gérer des dossiers simultanément et dans des délais restreints.

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