Safran Cabin
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Job Description
- Proposer, animer et coordonner la mise en œuvre de la politique de la Société en matière de gestion documentaire & d’archivage en cohérence avec la politique GDA Safran
o Décliner les objectifs GDA Safran au niveau Société.
o S’assurer du respect des différentes obligations légales et réglementaires en matière de GDA.
o Elaborer et tenir à jour les procédures opérationnelles.
o Concevoir les plans d’actions GDA, les déployer, en suivre la réalisation et les mettre à jour.
o Participer à l’analyse de risques du processus « Gérer et archiver les documents », et conduire le plan d’actions.
o Définir et mettre en application le plan de communication.
o Organiser et/ou accompagner toutes actions d’information, de sensibilisation et de formation en relation avec la GDA auprès du personnel concerné.
o Assurer un support et une activité de conseil et d’expertise auprès des processus métiers.
o Participer au réseau animé par la Fonction GDA Safran.
o Collaborer avec un réseau interne de partenaires (DSI, Risk Manager, Sûreté, Juridique, Qualité, etc.).
o Conduire la démarche de progrès de la GDA.
- Piloter la Fonction Gestion documentaire et Archivage
o Mettre en place une organisation et animer un réseau GDA.
o Collecter et consolider les indicateurs GDA.
o Piloter les prestations externalisées pendant tout le cycle de sélection et de réalisation.
- Œuvrer à la mise à disposition des outils nécessaires à l’application des exigences de GDA
o Elaborer avec les processus métiers le Référentiel GDA Société.
o En cohérence avec les objectifs définis mener en partenariat avec la Direction des Systèmes d’Information Société, les projets informatiques nécessaires à l’application du processus « Gérer et archiver les documents », et/ou déployer Safran Archiving Services.
o Participer à tout projet nécessitant de prendre en compte des obligations externes (lois, réglementation, contrat) et des besoins internes de GDA ; en particulier apporter un premier niveau de support sur la signature électronique.
o Participer aux projets de digitalisation de sa Société afin de mettre en œuvre les connecteurs avec Safran Archiving Services et vérifier la conformité des outils de signature électronique.
- Contrôler le fonctionnement de la GDA conformément aux procédures en vigueur
o Contrôler les sous processus de GDA : versements d’archives, Conservation, archives, Mise à disposition, destruction.
o Réaliser des évaluations régulières du processus « Gérer et archiver les documents ».
- Assurer la gestion des archives patrimoniales.
Job Requirements
Connaissances :
- des outils informatiques de gestion électronique de documents, de système d’archivage électronique, d’outils collaboratifs ;
- des outils bureautiques.
Maîtrise :
- de l’archivistique
- des cadres législatifs, réglementaires et normatifs applicables au processus « Gérer et archiver les documents ».
Compétences transverses :
- organisation,
- communication,
- capacité d’analyse et de diagnostic.
Savoir-être :
- méthode, rigueur, autonomie, réserve
- capacité à convaincre,
- réactivité et proactivité,
- bon relationnel,
- capacité à travailler en équipe.
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