Team Assistant

Le rôle

Le/La coordinateur/trice des Services Généraux est responsable du fonctionnement harmonieux et efficace du bureau français et de l’organisation et de la coordination des besoins administratifs des employés. 

Le/La coordinateur/trice des Services Généraux est également l’Assistant/e Personnel/lle du Directeur Général et du Responsable du Contenu.

Responsabilités

Voici la liste non exhaustive des missions : 

• Être le premier point de contact pour tous les externes et l’équipe de BBC Studios.
• S’assurer que les colis sont collectés par les membres du personnel et organiser les coursiers si nécessaire. 
• Créer les bons de commande pour les achats généraux et du bureau sur SAP et en assurer le suivi.
• Assurer le suivi, la commande et la distribution des fournitures de bureau en fonction des besoins.
• Gérer les contrats pour les installations et les services généraux.
• Organiser l’entretien du bureau et traiter tout problème lié au bureau auquel le personnel est confronté, le cas échéant. 
• Aider les membres permanents du personnel de BBC France et les visiteurs des autres bureaux de la BBC à réserver leur voyage et leur hébergement.
• Créer et suivre les badges d’accès pour tous les membres du personnel, y compris les intermittents.
• Répondre aux demandes de l’équipe de développement durable de BBC Studios et produire les rapports demandés.
• Être l’Assistant/e personnel/lle du Directeur Général, du Directeur du Contenu et de l’équipe de Production : gérer les agendas et organiser les réunions.

Portée et impact

Ces tâches évolueront en fonction des besoins/exigences de l’entreprise et il peut y avoir des projets spéciaux supplémentaires/tâches ad hoc. Une approche flexible mais rigoureuse, diplomatique et pragmatique du travail est donc requise.

Compétences & connaissances

• Excellentes compétences en matière d’administration et d’organisation, avec un niveau élevé de rigueur et d’attention aux détails ;
• Anglais et français courants (écrit et parlé) ;
• A l’aise avec excel / technologie

Qualités/Expérience professionnelle

• Esprit d’équipe, approche collaborative
• Diplomatie et capacité à traiter avec les parties prenantes à tous les niveaux
• Esprit d’initiative, capacité à rechercher des informations par soi-même et à proposer des solutions 
• Comportement professionnel, esprit de service. 
• Digne de confiance et discret
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Expérience administrative
• Expérience avérée du service à la clientèle et capacité à traiter avec les parties prenantes à tous les niveaux ;
• Une compréhension de l’industrie des médias télévisuels, y compris de la distribution et des plates formes, serait un avantage.

Le rôle

Le/La coordinateur/trice des Services Généraux est responsable du fonctionnement harmonieux et efficace du bureau français et de l’organisation et de la coordination des besoins administratifs des employés. 

Le/La coordinateur/trice des Services Généraux est également l’Assistant/e Personnel/lle du Directeur Général et du Responsable du Contenu.

Responsabilités

Voici la liste non exhaustive des missions : 

• Être le premier point de contact pour tous les externes et l’équipe de BBC Studios.
• S’assurer que les colis sont collectés par les membres du personnel et organiser les coursiers si nécessaire. 
• Créer les bons de commande pour les achats généraux et du bureau sur SAP et en assurer le suivi.
• Assurer le suivi, la commande et la distribution des fournitures de bureau en fonction des besoins.
• Gérer les contrats pour les installations et les services généraux.
• Organiser l’entretien du bureau et traiter tout problème lié au bureau auquel le personnel est confronté, le cas échéant. 
• Aider les membres permanents du personnel de BBC France et les visiteurs des autres bureaux de la BBC à réserver leur voyage et leur hébergement.
• Créer et suivre les badges d’accès pour tous les membres du personnel, y compris les intermittents.
• Répondre aux demandes de l’équipe de développement durable de BBC Studios et produire les rapports demandés.
• Être l’Assistant/e personnel/lle du Directeur Général, du Directeur du Contenu et de l’équipe de Production : gérer les agendas et organiser les réunions.

Portée et impact

Ces tâches évolueront en fonction des besoins/exigences de l’entreprise et il peut y avoir des projets spéciaux supplémentaires/tâches ad hoc. Une approche flexible mais rigoureuse, diplomatique et pragmatique du travail est donc requise.

Compétences & connaissances

• Excellentes compétences en matière d’administration et d’organisation, avec un niveau élevé de rigueur et d’attention aux détails ;
• Anglais et français courants (écrit et parlé) ;
• A l’aise avec excel / technologie

Qualités/Expérience professionnelle

• Esprit d’équipe, approche collaborative
• Diplomatie et capacité à traiter avec les parties prenantes à tous les niveaux
• Esprit d’initiative, capacité à rechercher des informations par soi-même et à proposer des solutions 
• Comportement professionnel, esprit de service. 
• Digne de confiance et discret
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Expérience administrative
• Expérience avérée du service à la clientèle et capacité à traiter avec les parties prenantes à tous les niveaux ;
• Une compréhension de l’industrie des médias télévisuels, y compris de la distribution et des plates formes, serait un avantage.

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