Office Manager H/F in Paris, France

Office Manager H/F

Job ID

169460

Posted

13-Jun-2024

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Facilities Management

Location(s)

Paris – Ile-de-France – France

En tant qu’Office Manager, vous êtes en charge de planifier, superviser et diriger les prestataires qui assurent les interventions hors contrat afin qu’elles soient effectuées dans le respect des règles de sécurité. Vous assurez également le suivi administratif pour les prestataires CBRE et ceux du client. Vous assistez le client sur la gestion opérationnelle et locative du site, élaborez et participez aux différents audits et rapports.

En nous rejoignant, vos principales missions seront :

Administratif

• Demandes de devis aux prestataires ;

• Elaboration des devis pour le client ;

• Création des bons de commande CBRE et client ;

• Suivi de facturation et de paiements CBRE et client ;

Gestion des prestataires

• Assurer un suivi des interventions des prestataires et le respect des attendus, en conformité avec le contrat (Machines à café et livraison des fruits, Fontaines à eau, machine à snacks) ;

• Inventaires du mobilier ;

• Gestion du parking (externe et interne) ;

• Toute autre demande ponctuelle.

Opérationnel

• Création et suivi des tickets par l’interface client ;

• Gestion des surfaces et des occupants ;

• Être garant de la satisfaction client pour le maintien des standards KPI/SLA ;

• Comprendre les fichiers fixed assets, et gérer les demandes de maintenance ou des changements dans ces fichiers ;

• Assurer la coordination entre plusieurs stakeholders internes et externes pour clôturer les projets financièrement et conformément aux procédures internes du client ;

• Assister le client sur les tâches quotidiennes sur site ;

• Préparer les communications avec les employés et obtenir les validations nécessaires pour les diffuser.

Rapports et audits

• Suivi de facturation liés à la consommation électrique ainsi que des rapports selon les demandes de la région ;

• Réaliser les démarches et être la personne contact pour les différentes déclarations réglementaires comme OPERAT ou des audits requis par le client (QHSE, Décret tertiaire, EED…) ;

• Suivre les principes QHSE requis (logbooks) : participer à l’élaboration des plans de prévention, reporter les situations à risque/accidents, participations et/ou élaboration des causeries de sécurité, entre autres ;

• Participer aux réunions QHSE avec le client et l’assister sur le plan d’action.

Gestion locative

• Assurer le lien avec le gestionnaire du bâtiment concernant les baux, la facturation ainsi que les paiements, les travaux des espaces communs… ;

• Préparer des rapports pour le client sur le statut des projets ou sur des initiatives liées au portfolio immobilier.

Vous disposez idéalement d’une expérience de 5 ans minimum à un poste similaire.

Vos compétences :

• Communication écrite et verbale ;

• Anglais courant (lu, écrit, parlé) ;

• Autonomie

• Capacité à résoudre les problèmes de manière proactive ;

• Organisation ;

• Sens développé du service client et capacité à traiter avec diverses parties prenantes ;

• Maîtrise des outils informatiques tels que Microsoft Office.

CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)